Czym jest zewnętrzny system rekrutacyjny (ATS)?
Rozwinięcie skrótu to z ang, Applicant Tracking System i oznacza innowacyjne narzędzie do wspomagania rekrutacji online.
Pracodawcy chętnie wykorzystują takie rozwiązania, aby ułatwiać sobie zarządzanie procesami rekrutacyjnymi i bazą kandydatów. Narzędzie tego typu zapewnia pełną kontrolę nad rekrutacją i automatyzuje uciążliwe czynności, wykonywane dotąd ręcznie, często na dużą skalę (zebranie i selekcja kilkuset aplikacji). ATS umożliwia także m.in. stworzenie ogłoszenia rekrutacyjnego wraz z podpiętym do niego formularzem, a potem umieszczenie go w portalu Pracuj.pl
Jak rozpoznać, że pracodawca korzysta z zewnętrznego systemu (ATS)?
Po kliknięciu w przycisk "Aplikuj teraz" w ogłoszeniu wyświetli Ci się informacja o przekierowaniu do zewnętrznego systemu.
Jeśli pracodawca korzysta z systemu eRecruiter, przekierowanie nastąpi automatycznie do formularza.
Jak działają systemy rekrutacyjne dla firm?
Zewnętrzny system rekrutacyjny to zaawansowane narzędzie dla branży HR, które wspiera rekruterów w ich codziennych, powtarzalnych obowiązkach. Zautomatyzowanie pewnych działań pozwala zaoszczędzić czas i wygodniej zarządzać prowadzonymi projektami.
Dzięki takiemu systemowi wszystkie dane o kandydatach są gromadzone w jednym miejscu, z pełną kontrolą nad procesami rekrutacyjnymi i bez obaw, że po drodze do celu coś zaginie.
Pracodawca, który używa tego systemu, sam decyduje, czy w i jaki sposób korzysta z jego funkcjonalności. Może np. stworzyć w nim ogłoszenie rekrutacyjne, następnie opublikować je równocześnie na Pracuj.pl, w serwisach partnerskich, na firmowej stronie internetowej i w intranecie. Poprzez system może też informować kandydatów o przebiegu rekrutacji na każdym jej etapie i wysyłać SMS-owe przypomnienia o spotkaniu.
ATS pozwala dopasować kryteria wyboru kandydatów do specyfiki stanowiska, branży czy nawet kultury organizacyjnej w danej firmie, stąd też potrzeba uzupełnienia przez kandydata dodatkowego formularza. Wszystko po to, aby pracodawca mógł znaleźć osobę jak najbardziej zgodną z DNA firmy.
Jeśli więc zdarzy Ci się trafić na podwójny formularz, to znak, że ten pracodawca korzysta z zewnętrznego ATS-a i bardzo zależy mu na starannej selekcji kandydatów.
Po co firmie takie narzędzie jak zewnętrzny system rekrutacyjny?
System daje rekruterowi szansę, aby w maksymalnie krótkim czasie dotrzeć do najlepszych kandydatów i budować przewagę konkurencyjną firmy. Odpowiedzi na pytania, umieszczone w załączonym do ogłoszenia formularzu, pozwalają dokonać szybkiej preselekcji kandydatów i ocenić ich umiejętności pod kątem danego stanowiska.
Takie narzędzie sprawdza się także, jeśli chodzi o:
- usprawnienie komunikacji z kandydatami
- dystrybucję spersonalizowanych informacji zwrotnych
- szybkie generowanie raportów o kandydatach i miejscach ich pozyskiwania
Wdrożenie zewnętrznego systemu rekrutacyjnego jest gwarancją porządku w realizowanych projektach i spójności w profilach kandydatów. Wszystkie działania rekrutacyjne odbywają się w jednym miejscu. Można na bieżąco śledzić status każdego z projektów, a przy tym system rozwiązuje problem przeładowanej skrzynki mailowej rekrutera.
Dla firmy takie narzędzie to pełna kontrola nad procesami rekrutacyjnymi, od momentu publikacji ogłoszenia aż po finalny happy end, czyli zatrudnienie odpowiedniej osoby. Z kolei, kandydat może postrzegać taki system jako sposób na lepsze dopasowanie się do przyszłego pracodawcy. Warto wykazać się odrobiną cierpliwości, kiedy w grę wchodzi wspólna przyszłość.
Czy zewnętrzny system rekrutacyjny ma dostęp do moich danych z profilu na Pracuj.pl / CV?
System, taki jak np. eRecruiter, jest zewnętrznym dostawcą oprogramowania, które pracodawca wypełnia danymi kandydatów i użytkuje na własnych zasadach. Bezpieczeństwo danych zależy tutaj od procedur, jakie obowiązują w danej firmie. ATS wspiera działania pracodawców, ale nie gwarantuje bezpieczeństwa i zgodności z RODO. Takie zadanie leży po stronie administratora danych.
Danymi, pozyskanymi w toku rekrutacji, zarządzać może agencja rekrutacyjna, działająca na zlecenie pracodawcy lub sam pracodawca. Dodatkowo, znaczenie mają tu też ustalenia pomiędzy pracodawcą a właścicielem zewnętrznego systemu rekrutacyjnego.
Administrator musi być świadom, jaka ciąży na nim odpowiedzialność i powinien zadbać o to, by przekazywane dalej dane trafiły do właściwej osoby i przy okazji nie dostały się w niepowołane ręce. Wejście w życie RODO sprawiło, że temat danych osobowych zyskał na znaczeniu, a ich ochrona stała się jednym z priorytetów.
Zewnętrzne systemy rekrutacyjne – logowanie i uzupełnianie danych.
Niektóre firmy publikują ogłoszenia na Pracuj.pl za pośrednictwem zewnętrznych systemów rekrutacyjnych i stąd konieczność logowania / rejestracji oraz powtórnego uzupełniania formularza z danymi.
Niestety, aby aplikować, nie wystarczy fakt, że jesteś zalogowany na swoim profilu w Pracuj.pl. Uregulowania prawne i troska o bezpieczeństwo wprowadzanych informacji sprawiły, że dane nie przechodzą automatycznie do systemu firmy, która jest nadawcą ogłoszenia i dlatego trzeba je podać jeszcze raz.
Mimo że ponowne uzupełnienie formularza może zająć kilka dodatkowych minut, to jednak często jedyna szansa, aby odpowiedzieć na upatrzone wcześniej ogłoszenie. Kto wie, być może to ogłoszenie zostało napisane właśnie dla Ciebie…
Wysłałem moją aplikację – co dalej z rekrutacją?
Pracuj.pl, jako platforma do publikacji ogłoszeń, łączy potrzeby pracodawców i kandydatów. Dbamy o interesy firm i w równym stopniu aplikujących.
Wiemy, że kandydaci zastanawiają się, co dzieje się z wysłanym CV i chcieliby wiedzieć, czy są brani pod uwagę w dalszych etapach procesu rekrutacyjnego. Dokładamy wszelkich starań, aby standardy przyjaznej rekrutacji były coraz bardziej powszechne na polskim rynku.
W tym celu umożliwiliśmy pracodawcom automatyczne informowanie o decyzjach podejmowanych w toku rekrutacji. Zachęcamy ich do regularnego korzystania z tego typu powiadomień. Ostateczną decyzję o tym, czy zostanie ono wysłane podejmuje każdorazowo pracodawca. Biorąc to pod uwagę może się zdarzyć, że po wysłaniu aplikacji nie zawsze otrzymasz informację zwrotną.
W jaki sposób system ATS (np. eRecruiter) pomaga w rekrutacji?
Zadaniem zewnętrznego systemu rekrutacyjnego jest ułatwiać rekruterowi pracę, a kandydatowi dostarczać jak najwięcej informacji o statusie jego aplikacji. Część firm publikujących ogłoszenia na Pracuj.pl korzysta z tego typu rozwiązań. Jednym z najbardziej popularnych w Polsce jest eRecruiter.
Dzięki zewnętrznemu systemowi rekrutacyjnemu pracownik HR może m.in. tworzyć i publikować ogłoszenia, zarządzać bazą kandydatów, zadbać o odpowiednią selekcję CV, wyszukiwać kandydatów po kluczowych kompetencjach, kontaktować się z nimi, rekomendować ich managerom i dyrektorom, a także tworzyć analizy i raporty.
Z kolei kandydat ma szansę otrzymywać powiadomienia po przejściu kolejnych etapów rekrutacji. Niektóre systemy, jak np. eRecruiter, pozwalają też np. na wysyłanie kandydatom SMS-ów z przypomnieniem o rozmowie kwalifikacyjnej. Wszystko w trosce o to, by rekrutacja przebiegała sprawnie i z dostępem do informacji zwrotnej.
Zewnętrzny system rekrutacyjny (ATS) a informacja zwrotna z rekrutacji.
Taki system przydaje się wszędzie tam, gdzie toczy się dużo procesów rekrutacyjnych i działy HR odpowiedzialne za rekrutację pracowników, potrzebują narzędzia, które pozwoli zwiększyć efektywność ich działań.
Portal Pracuj.pl publikuje najwięcej ogłoszeń rekrutacyjnych w całym kraju. Zależy nam na tym, aby codziennie dostarczać użytkownikom nowe oferty, w których każdy znajdzie coś dla siebie.
Tym samym nie ograniczamy firm w korzystaniu z zewnętrznych systemów rekrutacyjnych, jednak postęp w prowadzonych rekrutacjach zależy już tylko od danego pracodawcy. Nie możemy przekazać kandydatowi informacji o statusie jego aplikacji, ponieważ niemal cała rekrutacja odbywa się poza Pracuj.pl i nie mamy wiedzy o podejmowanych decyzjach.
Jeśli więc po przesłaniu Twojej aplikacji nie nadchodzi wyczekiwana informacja zwrotna, najlepiej skontaktuj się bezpośrednio z działem HR danej firmy.
